Μια επιστολή κινήτρων συχνά υποτιμάται από τους υποψηφίους, ωστόσο μπορεί να έχει ισχυρό αντίκτυπο στη διαδικασία πρόσληψης. Πολλοί recruiters εξακολουθούν να της δίνουν μεγάλη σημασία, ενώ ορισμένες εταιρείες δεν αποδέχονται αιτήσεις που δεν περιλαμβάνουν επιστολή κινήτρων.

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε περισσότερα για:

• Την ιστορία της επιστολής κινήτρων

• Γιατί η επιστολή κινήτρων έχει σημασία

• Πώς να γράψετε μια επιστολή κινήτρων

• Λάθη που πρέπει να αποφεύγετε όταν γράφετε επιστολή κινήτρων

• Πώς να εντυπωσιάσετε τους recruiters με μια επιστολή κινήτρων

Η επιστολή κινήτρων — τότε και τώρα

Σε αντίθεση με το βιογραφικό σημείωμα (CV), το οποίο συχνά λέγεται ότι εφευρέθηκε από τον Λεονάρντο ντα Βίντσι, γνωρίζουμε πολύ λιγότερα για την προέλευση της επιστολής κινήτρων. Αυτό το χρήσιμο εργαλείο στη διαδικασία πρόσληψης εμφανίστηκε αρκετά αργότερα, γύρω στο 1930.

Στο δεύτερο μισό του 20ού αιώνα, οι Ηνωμένες Πολιτείες πέρασαν από μια βιομηχανική οικονομία σε μια οικονομία υπηρεσιών, και οι εργαζόμενοι σε αυτόν τον τομέα έγιναν γνωστοί ως «λευκά κολάρα».

Η εργασία λευκού κολάρου και η επιστολή κινήτρων

Η ιστορία της επιστολής κινήτρων συνδέεται άμεσα με την εμφάνιση και την ανάπτυξη του τομέα των υπηρεσιών. Οι βιομηχανικοί εργάτες, οι οποίοι παράγουν άμεσα αγαθά ή υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, συνήθως δεν βρίσκονται σε άμεση επαφή με τους πελάτες.

Ο όρος “cover letter” εμφανίζεται για πρώτη φορά στις 23 Σεπτεμβρίου 1956 στους New York Times, αναφερόμενος σε μια θέση με τίτλο “Dutch Paint Boy”, ουσιαστικά για την πρόσληψη ενός «βιομηχανικού χημικού χρωμάτων».

Το 1958, ο όρος “cover letter” εμφανίζεται ταυτόχρονα σε τέσσερις από τις σημαντικότερες εφημερίδες των Ηνωμένων Πολιτειών: The New York Times, The Wall Street Journal, The Chicago Tribune και The LA Times. Αυτό ήταν ένδειξη ότι ο όρος και η πρακτική είχαν πλέον καθιερωθεί.

Η επιστολή κινήτρων γνώρισε εξαιρετική ανάπτυξη από το 1965 και μετά.

Δημιουργήθηκε μια ολόκληρη εκδοτική βιομηχανία βιβλίων που παρείχαν συμβουλές για το πώς να γραφτεί μια τέτοια παρουσίαση δεξιοτήτων. Οι ιστορικοί θεωρούν το βιβλίο του Erwin Vogel (1971), How to Write Your Job-Getting Resume and Cover Letter, ως σημείο αναφοράς στην ιστορία της επιστολής κινήτρων (και πωλείται ακόμη και σήμερα online).

Το έτος 1990 περιγράφεται από τους ίδιους ιστορικούς ως «η χρονιά της δόξας της υστερίας γύρω από την επιστολή κινήτρων». Τα βιβλία πλήθυναν, ακολούθησαν ιστοσελίδες και αργότερα ακόμη και πακέτα παρουσιάσεων που πωλούνταν για εκατοντάδες δολάρια.

Η επιστολή κινήτρων σήμερα

Ο Steve Hochstadt, επικεφαλής του Τμήματος Ιστορίας στο Bates College, είναι πεπεισμένος ότι η επιστολή κινήτρων αποτελεί το σημαντικότερο έγγραφο σε μια αίτηση για κενή θέση.

«Η επιστολή σου δίνει τη δυνατότητα όχι μόνο να περιγράψεις τα προσόντα που απέκτησες μέσω των σπουδών σου, αλλά και να αποδείξεις τις δεξιότητές σου στον γραπτό λόγο», δήλωσε ο Hochstadt.

Η επιστολή κινήτρων θεωρείται συχνά τέχνη και όχι ένα καθαρά τεχνικό έγγραφο, όπως είναι το CV. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι δεν ακολουθεί κανόνες ή δομή. Μια καλή επιστολή κινήτρων θα πρέπει γενικά:

• να μην ξεπερνά τις 2 σελίδες

• να περιλαμβάνει 3–5 παραγράφους

• να εξηγεί γιατί γράφτηκε (γιατί υποβάλατε αίτηση για τη θέση)

• να αναφέρει τι σας προσέλκυσε στη συγκεκριμένη θέση

• να περιγράφει συνοπτικά την εκπαίδευση και την εμπειρία σας

• να τεκμηριώνει πειστικά γιατί είστε ο κατάλληλος υποψήφιος

Αυτές οι οδηγίες δεν είναι απόλυτες, ωστόσο συνιστάται να μην υπερβαίνετε τις δύο σελίδες, καθώς υπάρχει κίνδυνος να χαθεί η προσοχή του αναγνώστη.

Θα πρέπει επίσης να εστιάζετε στις δεξιότητες που πραγματικά σας βοηθούν να εξασφαλίσετε τη θέση.

Σήμερα, όλο και περισσότερες εταιρείες ζητούν επιστολή κινήτρων κατά την υποβολή αίτησης, με δύο κλάδους να ξεχωρίζουν:

• Εταιρείες τεχνολογίας, που ενδιαφέρονται ιδιαίτερα για τις δεξιότητες των υποψηφίων και τις αξιολογούν αυστηρά

• Διαφημιστικές και marketing agencies, όπου η ικανότητα γραφής είναι κρίσιμη και η πειστική περιγραφή αποτελεί βασικό προσόν

Τα τελευταία χρόνια, πολλές κυβερνητικές υπηρεσίες και μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ζητούν επίσης επιστολή κινήτρων, αντιμετωπίζοντάς την ως «ανοιχτή πόρτα» για το πιο τεχνικό CV. Αυτό υπογραμμίζει όχι μόνο τη σημασία της επιστολής, αλλά και το γεγονός ότι οι εταιρείες αναζητούν όλο και περισσότερο ταλέντα που ταιριάζουν στη δική τους κουλτούρα.

Γιατί να γράψετε επιστολή κινήτρων

Ίσως αναρωτιέστε ποιο είναι το νόημα να γράψετε επιστολή κινήτρων, όταν πολλές αιτήσεις δεν προβάλλονται καν.

«Γιατί να χάσω χρόνο με αυτό;»
Για να απαντήσουμε σε αυτό το ερώτημα, παραθέτουμε έξι λόγους που δείχνουν γιατί το έγγραφο αυτό παραμένει επίκαιρο και μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητές σας να φτάσετε σε συνέντευξη.

1. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερες λέξεις-κλειδιά

Όλο και περισσότερο, οι recruiters χρησιμοποιούν λογισμικό που φιλτράρει τους υποψηφίους βάσει λέξεων-κλειδιών. Η επιστολή κινήτρων σας επιτρέπει να ενσωματώσετε φυσικά περισσότερες από αυτές.

2. Μπορείτε να δώσετε βάθος στα επιτεύγματά σας

Στο CV αναφέρετε συνήθως τα σημαντικότερα επιτεύγματά σας. Στην επιστολή μπορείτε να εξηγήσετε πώς τα πετύχατε.

3. Μπορείτε να μοιραστείτε προσωπικές ιστορίες και συνδέσεις

Η επιστολή κινήτρων σας επιτρέπει να εξηγήσετε το ενδιαφέρον σας για τη θέση ή την εταιρεία, π.χ. αν η διπλωματική σας εργασία σχετιζόταν με τον κλάδο.

4. Μπορείτε να αποδείξετε τις δεξιότητές σας στον γραπτό λόγο

Αν η γραπτή επικοινωνία είναι απαραίτητη για τη θέση, τίποτα δεν το αποδεικνύει καλύτερα από την ίδια την επιστολή.

5. Δείχνετε ότι είστε ο κατάλληλος υποψήφιος

Εξηγώντας πώς η εμπειρία και οι δεξιότητές σας θα βοηθήσουν την εταιρεία να αναπτυχθεί, διευκολύνετε τους recruiters να σας καλέσουν σε συνέντευξη.

6. Δείχνετε επιμονή

Αναφέροντας ότι θα επανέλθετε για ενημέρωση, δείχνετε πρωτοβουλία και επιμονή.

Πώς να γράψετε μια επιστολή κινήτρων

Οι εργοδότες λαμβάνουν εκατοντάδες επιστολές καθημερινά, επομένως η δική σας πρέπει να ξεχωρίζει.

Πολλοί υποψήφιοι τη βλέπουν ως τυπική διαδικασία, με αποτέλεσμα ένα επιφανειακό έγγραφο.

«Η επιστολή κινήτρων μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ δύο ισοδύναμων υποψηφίων», λέει ο John O’Neil από το Stanford University.

Αποφύγετε τα πρότυπα. Είναι πολλά και χρησιμοποιούνται από τους περισσότερους υποψηφίους.

Σκεφτείτε το κοινό σας: ποιος σας διαβάζει και πώς θα τραβήξετε την προσοχή του;

Μην επαναλαμβάνετε το CV σας. Εστιάστε στην εταιρεία και στη θέση, δείχνοντας πώς μπορείτε να προσφέρετε αξία.

Πώς να εντυπωσιάσετε τους recruiters με μια επιστολή κινήτρων

Μια επιστολή κινήτρων μπορεί να γίνει το μυστικό σας όπλο και να κάνει τη διαφορά όταν οι εργοδότες πρέπει να επιλέξουν ανάμεσα σε εκατοντάδες υποψηφίους.

Οι ειδικοί HR επισημαίνουν ότι οι επιστολές κινήτρων είναι πιο σημαντικές απ’ όσο πιστεύουν οι περισσότεροι υποψήφιοι. Ενώ το CV παρουσιάζει την εμπειρία και το επαγγελματικό υπόβαθρο, η επιστολή κινήτρων σάς δίνει τη δυνατότητα να αναδείξετε την προσωπικότητά σας.

1. Προσαρμόστε κάθε επιστολή κινήτρων

Το μεγαλύτερο λάθος είναι το copy-paste ενός τυποποιημένου προτύπου με απλή αλλαγή του ονόματος της εταιρείας. Από την πρώτη κιόλας γραμμή πρέπει να είναι ξεκάθαρο ότι αναφέρεστε στη Θέση Χ της Εταιρείας Υ.

2. Δείξτε στάση και πρόθεση

Μελέτες επιβεβαιώνουν ότι οι εργοδότες ενδιαφέρονται συχνά περισσότερο για τη στάση ενός υποψηφίου παρά μόνο για τις σπουδές ή την εμπειρία του. Οι πρώτες σας γραμμές πρέπει να επικοινωνούν ξεκάθαρα τι σας διαφοροποιεί.

3. Τονίστε το όφελος για τον εργοδότη

Οι recruiters είναι πραγματιστές. Προτιμούν ισχυρά επιχειρηματικά επιχειρήματα από ποιητική ή ασαφή γλώσσα. Αναδείξτε την αξία που μπορείτε να προσφέρετε.

4. Παρουσιάστε ξεκάθαρα τα επιτεύγματά σας

Σε αντίθεση με το CV, στην επιστολή κινήτρων μπορείτε να προβάλετε βασικά επαγγελματικά επιτεύγματα με σύντομα, συγκεκριμένα παραδείγματα από την εμπειρία σας.

5. Ανταποκριθείτε στις απαιτήσεις της αγγελίας

Για να δείξετε πραγματική προσαρμογή, αναφερθείτε στις πιο σημαντικές απαιτήσεις της αγγελίας και αποδείξτε ότι ταιριάζετε στο προφίλ. Αντιμετωπίστε την αγγελία σαν μια λίστα ελέγχου.

6. Να είστε δημιουργικοί — αλλά όχι αλαζόνες

Οποιαδήποτε μέθοδος σας βοηθά να ξεχωρίσετε μπορεί να λειτουργήσει, αρκεί να μη δίνει την εντύπωση αλαζονείας ή υπερβολής. Μη φοβάστε τη δημιουργικότητα στη μορφή και την παρουσίαση, και αναδείξτε τα δυνατά σας σημεία.

Λάθη που πρέπει να αποφεύγετε όταν γράφετε επιστολή κινήτρων

Πριν στείλετε την επιστολή σας, βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε κάνει κάποιο από τα παρακάτω λάθη.

1. Να μην στείλετε καθόλου επιστολή κινήτρων

Ακόμη και όταν δεν ζητείται, πολλοί hiring managers κρίνουν αρνητικά τους υποψηφίους που δεν καταβάλλουν αυτή την προσπάθεια.

2. Να μη διαβάσετε προσεκτικά την περιγραφή της θέσης

Οι αγγελίες συχνά περιλαμβάνουν οδηγίες. Ορισμένοι εργοδότες ζητούν να εξηγήσετε τύπους εμπειρίας ή να απαντήσετε σε συγκεκριμένες ερωτήσεις μέσα στην επιστολή. Αυτές οι οδηγίες δεν είναι προαιρετικές — η παράβλεψή τους μπορεί να μειώσει τις πιθανότητές σας.

3. Λάθος γραφή του ονόματος της εταιρείας

Σχεδόν κάθε hiring manager έχει συναντήσει αυτό το λάθος. Είναι συχνό, επειδή πολλοί υποψήφιοι δεν κάνουν έλεγχο πριν την αποστολή. Ζητήστε από κάποιον άλλο να διαβάσει την επιστολή σας για να εντοπίσει λάθη.

4. Χρήση του ίδιου περιεχομένου για κάθε εταιρεία

Αν προσαρμόζετε το CV σας για κάθε θέση, το ίδιο πρέπει να κάνετε και με την επιστολή κινήτρων. Διαφορετικά, υπάρχει κίνδυνος να στείλετε επιστολή σε λάθος εταιρεία.

5. Να γράψετε περίληψη της ζωής σας

Ο καλύτερος τρόπος να εντυπωσιάσετε είναι να εξηγήσετε το πάθος σας για τη θέση, όχι την προσωπική σας ζωή. Ο recruiter δεν ενδιαφέρεται για συγγενείς, φίλους ή τον ελεύθερο χρόνο σας.

Κρατήστε το πλαίσιο σύντομο και σχετικό. Για παράδειγμα, αν υποβάλλετε αίτηση για θέση σε άλλη πόλη από αυτή που κατοικείτε, αναφέρετέ το σύντομα και επαγγελματικά.

6. Να γράψετε ένα συμπαγές μπλοκ κειμένου

Οι hiring managers διαβάζουν δεκάδες επιστολές καθημερινά. Ένα μεγάλο, αδόμητο κείμενο είναι δύσκολο στην ανάγνωση και ξεχνιέται γρήγορα.

Χρησιμοποιήστε σύντομες παραγράφους, ξεκάθαρη δομή και αναδείξτε τα βασικά σημεία.

7. Υπερβολικά ταπεινός ή επιθετικός τόνος

Μην κλείνετε με φράσεις όπως: «Θα σας καλέσω την επόμενη εβδομάδα για να κανονίσουμε τη συνέντευξη». Μπορεί να ακουστεί επιθετικό.

Από την άλλη, αποφύγετε και τον υπερβολικά ταπεινό τόνο που μοιάζει με κολακεία.

Ο καλύτερος τόνος είναι απλός και άμεσος:
«Θα χαρώ να έχω την ευκαιρία να συζητήσω τη θέση μαζί σας.»

8. Να μην απαντάτε στο βασικό ερώτημα: «Γιατί θέλετε αυτή τη δουλειά;»

Συχνά οι υποψήφιοι εστιάζουν υπερβολικά στα προσόντα και τις δεξιότητές τους και ξεχνούν να απαντήσουν στο πιο σημαντικό ερώτημα στο μυαλό του recruiter: γιατί αυτή η θέση;

Για να μετατρέψετε την επιστολή κινήτρων από ένα γενικό έγγραφο σε πραγματικό εργαλείο υποστήριξης της υποψηφιότητάς σας, επανεξετάστε κάθε πρόταση και αναρωτηθείτε αν απαντά στο «Γιατί;».

Συμπέρασμα

Η επιστολή κινήτρων είναι ένα εργαλείο που πρέπει να χρησιμοποιείτε στρατηγικά στη διαδικασία πρόσληψης. Μπορεί να σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε στα μάτια των recruiters και να σας δώσει την ευκαιρία να αναπτύξετε τα επιτεύγματά σας — ακόμη και δύσκολες καταστάσεις που διαχειριστήκατε με επιτυχία.

Δώστε περισσότερη προσοχή στην επιστολή κινήτρων και αποφύγετε τα προκαθορισμένα πρότυπα του διαδικτύου. Όσο πιο αυθεντικοί και δημιουργικοί είστε, τόσο αυξάνονται οι πιθανότητές σας να ξεχωρίσετε.